Wir alle wollen sie, wir alle lieben sie: Dinge, die uns den (Arbeits-)Alltag erleichtern und mit denen wir einfach effizienter arbeiten können. Dabei sind wir stets auf der Suche nach DER eierlegenden Wollmilchsau. Nachdem es vor rund einem Jahr um Figma ging (was in Sachen Design definitiv das Zeug zu einer hat 🐷), dreht es sich heute um das Review-Tool Filestage. Im Laufe der letzten 20 Jahre haben wir bereits eiiiinige solcher Tools getestet, genutzt, geliebt – und sicherlich auch ab und zu mal gehasst. Ob Filestage nun die eierlegende Review-Wollmilchsau ist, erfahrt ihr in diesem Artikel 😏
The (File-)stage is yours
Um kurz bei Adam und Eva zu beginnen: Filestage ist eine Feedback-Plattform, auf der man alle gängigen Dateiformate hochladen und anschließend zur Review freigeben kann. Alle Reviewer haben die Möglichkeit, innerhalb der Datei auf eine beliebige Stelle zu klicken, an der sie ihr Feedback platzieren möchten. Das kann in Form eines Kommentars, einer Zeichnung oder einer Markierung geschehen. Klingt noch nicht so nach der mega Innovation? Keine Sorge, das war auch nur der Anfang ...
Usability is key
Jetzt geht’s ans Eingemachte – oder besser gesagt an die konkreten Benefits, die Filestage im Projektalltag bietet. Was macht das Tool also so besonders?
Der unserer Meinung nach entscheidende Faktor: die Übersichtlichkeit sowie die Handhabung. Mit unserem alten Tool war es stellenweise schier unmöglich, zwischen 500 Assets und 20 Ansprechpartner:innen pro Woche den Überblick zu behalten. Da hat der ein oder andere Kopf ganz schön geraucht – Energie, die wir an anderen Stellen sicher sinnvoller hätten investieren können. Dank Filestage läuft nun einiges deutlich einfacher: Jeder User erhält eine individuelle Übersicht darüber, welche Inhalte geprüft werden müssen und welche schon freigegeben sind. Das Ganze funktioniert über eine Art Ampelsystem, das dem User signalisiert, welche To Do’s wo anfallen. Sollte mal etwas in Vergessenheit geraten, lässt sich mithilfe eines kleinen Reminders daran erinnern, an welcher Stelle noch Feedback benötigt wird.
Außerdem lassen sich über Filestage endlich mehrere Dateien gleichzeitig hochladen, Ordnerstrukturen anlegen und so die Übersichtlichkeit noch ein Stückchen mehr verbessern – für unsere Kund:innen wie für uns selbst. Eine Versionierung der hochgeladenen Inhalte sorgt für eine einfache Nachverfolgung der bisherigen Prozessschritte, was die Zusammenarbeit auf einem Projekt immens erleichtert.
Tschüss, zeitaufwändiges Einloggen, Passwörter generieren & Co.
Ein weiterer Pluspunkt an Filestage ist die Tatsache, dass das Tool keine Registrierung erfordert. Man leitet ganz einfach den Link des Projektes an die gewünschte Person weiter und das war’s auch schon. Es ist also ein Leichtes, Projektfortschritte mit Kolleg:innen zu teilen, wenn man beispielsweise eine zweite Meinung braucht oder die Urlaubsübergabe vorbereiten möchte. Und wenn doch eine Registrierung notwendig ist, weil zum Beispiel das Projektteam durch neue CAMAOs wächst, so gestaltet sich das Rechte- und Rollenmanagement sehr easy und intuitiv.
Die Kirsche auf der Sahnetorte
Wer geglaubt hat, dass das schon alles wäre, hat das Beste noch nicht gehört: Filestage ermöglicht seinen Kund:innen einen Vertrag, der vollständig auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Was sich im ersten Moment nach 0815-Mobilfunkvertrag anhört, bietet in Wahrheit unzählige Möglichkeiten, die Nutzung den eigenen Wünschen entsprechend anzupassen. Unsere Kundenberaterin Caro kümmert sich vorrangig um den Ausbau des Tools und schaut als erfahrene Konzepterin mit geschultem UX-Auge auf die Usability:
Einmal im Monat telefoniere ich mit dem Product Owner und kippe unser Feedback ein, teste neue Funktionen und bespreche meine Ideen zu neuen Features, die ich als sinnvoll erachte. Dank eines Ticket-Systems kann ich außerdem sehen, welche Wünsche andere Filestage-Kund:innen äußern. Dadurch hole ich mir auch hin und wieder Inspiration für neue Funktionen ein.
– Caro Berlinghof, Konzepterin und Account Manager bei CAMAO
Durch die wahnsinnig hohe Individualisierbarkeit konnten wir bisher die Benachrichtigungen optimieren, bestimmte Nutzergruppen anlegen und sogar eine Schnittstelle zu Microsoft Teams erschaffen. Filestage passt sich also nach und nach unseren Bedürfnissen an, was unsere Arbeit deutlich effizienter macht.
Und was sagen unsere Kund:innen?
Uns gefällt an Filestage besonders, dass klar erkennbar ist, an welchem Projekt gearbeitet wird und in welchem Freigabeschritt sich eine Datei gerade befindet. Außerdem können wir durch die verschiedenen Kommentarfunktionen Feedback gezielter und direkt an der richtigen Stelle geben.
– Bianca Schoettler, eCom Campaign Manager bei C&A
Hast du auch Lust auf Arbeitserleichterung?
Seit Dezember sind wir Certified Partner von Filestage, weil wir von dem Tool überzeugt sind und oft von unseren Kund:innen auf die einfache Nutzung angesprochen werden. Wenn auch deine Motivation nun geweckt ist, euren Projektalltag aufs nächste Level zu bringen, melde dich einfach unter hello@camao.one.
