Der Titel dieses Artikels war Programm, denn: Genau damit startete unsere Konzepterin Fania Bremmer ihren Vortrag im Rahmen des UX Days – einer Konferenz rund um die Themen User Experience, Design, Technologie und Business.
Die Gründe für Fanias Thema liegen natürlich auf der Hand: Virtuelle Meetings und Remote Workshops prägen unseren Arbeitsalltag pandemiebedingt seit mittlerweile fast zwei Jahren. Verteilte Teams, unterschiedliche Standorte und rein digitale Absprachen erschweren den Austausch und die Kommunikation, sowohl innerhalb eines Teams als auch im Kontakt mit Kund:innen. Mittlerweile haben wir aber aus der Not eine Tugend gemacht und managen uns recht souverän durch unseren prall gefüllten Online-Telco-Alltag. Doch was sind die Herausforderungen bei Remote Meetings? Warum konzentrieren sich die Teilnehmenden nicht wie bei einer Live-Veranstaltung? Und wo sind eigentlich die Gruppendynamik und das Gemeinschaftsgefühl hin?
Fanias These: Erfolgreiche Remote Meetings wollen sorgfältig vorbereitet, moderiert und methodisch unterstützt sein.
Deshalb gab sie in ihrem Vortrag einige wertvolle Tipps weiter, wie ein Online Meeting von jedem erfolgreich und für die Teilnehmenden ansprechend durchgeführt werden kann. Wir haben für euch unsere fünf Lieblingstipps mitgeschrieben:
Tipp 1: Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Achtet im Vorfeld auf eine gute Planung eures Meetings: Habt ihr eine konkrete Agenda? Was ist das genaue Ziel eures Meetings? Und wen aus dem Team braucht es (wirklich) dafür?
Viel zu oft sitzen zu viele Köpfe planlos in der Telco und das Gespräch driftet ziellos von einem Thema zum anderen. Mit einem fokussierten Ziel, einem guten Timekeeper (= Moderator:in) sowie dem schriftlichen Festhalten der Ergebnisse erhält das Meeting einen echten Mehrwert.
Hier ein Beispiel für eine einfache, gut strukturierte Agenda:
Tipp 2: Bringt euch ins rechte Licht
Bei Remote Meetings sitzen wir oft im Homeoffice – also schaut euch mal euren Arbeitsplatz an: Habt ihr eine optimale Lichtsituation? Setzt euch am besten gegenüber eines Fensters, um euer Gesicht gut aufzuhellen. Vermeidet starken Lichteinfall von der Seite und achtet auf einen aufgeräumten Hintergrund. Die Kamera sollte auf Augenhöhe platziert sein, am besten auf einem Laptop-Ständer.
Tipp 3: Fallt nicht mit der Tür ins Haus
Stellt euch vor, beim nächsten Meeting vor Ort kommt ein Kollege rein, knallt die Dokumente auf den Tisch und startet mit den Worten: „So, wie ist jetzt der aktuelle Stand im Projekt? Ich habe hier noch einen Fehler entdeckt.“
Eher unhöflich, oder? Doch genau so starten wir oftmals unsere Online Meetings. Ein Kaltstart, direkt mit dem ersten Programmpunkt – ohne Intro oder kurzen Austausch. Daher die Empfehlung: Macht einen kurzen Check-in mit eurem Team. Das können Eisbrecherfragen sein (wie z. B. hier auf Tscheck.in ), kleine Umfragen oder auch kreative Spiele.
Fanias Lieblings-Eisbrecherfragen sind zum Beispiel:
/ Würdest Du auf einer einsamen Insel landen, welche drei Gegenstände würdest du mitnehmen?
/ Wenn du eine Tarnkappe für 1h aufsetzen könntest – was würdest du tun?
/ Hatte dein erstes Auto einen Namen und wie lautete er?
Übrigens: Gerade auch in größeren Runden (auch mit Kund:innen!) sollte so ein kurzer persönlicher Einstieg immer Teil eures Meetings sein.
Tipp 4: Werdet interaktiv
Wie im Workshop vor Ort, wo wir mit Flipcharts und Post-Its unsere Kreativität beflügeln und Synergien im Team nutzen, gibt es Remote sehr viele Möglichkeiten, um das gemeinsame Arbeiten zu unterstützen:
/ Interaktive Whiteboards wie Miro oder Mural ermöglichen interaktive Zusammenarbeit in Echtzeit – ohne vorherige Installation oder technische Hürden.
/ Durch Umfrage-Tools wie Mentimeter erhaltet ihr ganz einfach Feedback vom Team – entweder, um eine Stimmung abzufragen oder auch, um schnell Entscheidungen herbeizuführen.
Tipp 5: Raus an die frische Luft
„Sitting is the smoking of our generation“, behauptet Niloger Merchand in ihrem TED Talk. Und wenn man sich die nackten Zahlen anschaut, schwinden die Contra-Argumente: Wir sitzen durchschnittlich 9,3 h am Tag, das ist mehr Zeit als wir im Durchschnitt mit Schlafen (7,7 h pro Tag) verbringen. Deshalb: Anstatt das nächste Meeting am Schreibtisch sitzend abzuhalten, testet doch mal „Walking Meetings“!
Plant das nächste Treffen an der frischen Luft, in der Natur, im Park. Entweder ihr verabredet euch vor Ort zum gemeinsamen Spaziergang – oder ihr telefoniert über das Handy, während ihr draußen unabhängig voneinander spazieren geht. Gute Erfahrungen mit diesem Format haben wir vor allem bei Mentoring- oder Visions-Terminen gemacht, in denen nicht unbedingt Excel, Word oder sonstige Tools parallel genutzt werden mussten.
Positiver Nebeneffekt: Walking Meetings in der Natur geben Energie für den restlichen Arbeitstag und steigern die positive Stimmung durch die körperliche Bewegung. Laut einer Standford Studie wird durch diese Bewegung die Kreativität sogar um 60 % gesteigert.
Das waren sie, unsere fünf Lieblingstipps aus Fanias Vortrag. Wie eingangs erwähnt, vermittelte sie beim UX Day noch weitere Tipps und interessante Insights. Den kompletten Vortrag gibt's hier:
Und jetzt kommt ihr: Falls ihr noch mehr Tipps und Beratung im Bereich Remote Meetings oder Workshops braucht, dann meldet euch unter hello@camao.one. Gerne moderieren wir auch euren nächsten Workshop, ob remote, hybrid oder vor Ort.
